No conservar los informes y partes de una baja médica es uno de los errores más caros que puede cometer un trabajador: sin esos papeles, reclamar más adelante una indemnización o el reconocimiento de una pensión de incapacidad permanente ante el INSS se vuelve mucho más difícil de sostener. Así lo advierte el despacho Velázquez & Villa Abogados, que enumera seis tipos de documentos que conviene archivar desde el primer día del proceso de incapacidad temporal, un periodo que con carácter general no puede superar los 12 meses, prorrogables seis más.
Cabe recordar que la incapacidad temporal es, según la Seguridad Social, la situación en la que el trabajador no puede desempeñar su empleo de forma transitoria y recibe asistencia sanitaria, con derecho a un subsidio diario que compensa la pérdida de ingresos. Es decir: sobre el papel, un paréntesis destinado a la recuperación. En la práctica, también el punto de partida de cualquier reclamación posterior.
Los seis documentos que hay que guardar siempre
El bufete insiste en que la documentación «relacionada con tu situación de salud y laboral» es la que después sostiene una reclamación. Estos son los archivos que recomienda conservar durante toda la baja:
- Informes médicos de cada consulta y revisión.
- Partes de baja, de confirmación y de alta.
- Pruebas diagnósticas (resonancias, radiografías, analíticas, informes de imagen).
- Entradas e informes de atención en urgencias.
- Informes de especialistas que hayan intervenido en el proceso.
- Documentación laboral relacionada con la baja (comunicaciones con la empresa, nóminas del periodo, mutua).
Por qué el archivo pesa tanto como el diagnóstico
La razón es sencilla: un tribunal o un tribunal médico no valora cómo se ha sentido el trabajador, sino lo que puede acreditarse por escrito. Las limitaciones funcionales que justifican un grado de incapacidad se demuestran con pruebas objetivas y con el rastro documental de la evolución clínica.
«Todos estos documentos se deben guardar siempre, ya que a corto, medio o largo plazo pueden jugar un papel fundamental para el trabajador»
Asimismo, ese historial resulta clave cuando el organismo deniega la prestación y el asunto termina en los juzgados, una vía por la que muchos trabajadores acaban logrando el grado que el INSS les negó en vía administrativa, como ocurrió en el caso de un solicitante con tres patologías que obtuvo la absoluta ante el juez.
Cuánto tiempo se puede estar de baja médica en España
Los mismos abogados han detallado a través de su cuenta oficial de Instagram (@velazquezyvillaabogados) los plazos que rigen la incapacidad temporal:
- 12 meses de duración máxima con carácter general.
- Al cumplirse el año, el trabajador recibe una citación del INSS para revisar su situación, que puede concederle una prórroga de seis meses.
- A los 18 meses, el INSS está obligado a abrir un expediente de incapacidad permanente para decidir si procede una pensión o el alta médica.
- De forma excepcional, cabe una prórroga adicional de seis meses.
La duración concreta depende de las dolencias y de la respuesta al tratamiento. Cuando las limitaciones son previsiblemente definitivas y ya se han agotado las opciones terapéuticas, la baja puede desembocar en una incapacidad permanente, aunque no todos los grados implican el cobro de una prestación mensual, como sucede con el grado que se abona en un único pago.
Qué conviene hacer desde el primer día
La recomendación práctica es tratar la baja como un expediente abierto: pedir copia de cada informe, guardar los partes en papel o escaneados y conservar cualquier comunicación con la empresa o la mutua. Con todo, ese archivo no garantiza el reconocimiento de una pensión, pero su ausencia sí complica cualquier reclamación cuando llega la revisión del INSS o el expediente de oficio a los 18 meses.
